SUKUTUTKIMUSREKISTERISELOSTE

 

Henkilötietolaki (523/99) 10 §                                   Laatimispäiväys: 1.2.2014

 

1.  Rekisterinpitäjä

 

Nimi: Helkkilän Hellman -suku

Yhteystiedot: Seppo Kartano

Rajamaantie 34, 26560 Kolla

Puhelin: +358 50 5571128                                                               

Sähköposti: seppokartano@hotmail.com

2.  Rekisteriasioista vastaavat henkilöt

 

Nimi: Seppo Kartano

Asema sukuyhteisössä, vastuualue: Oltermanni, sukurekisterivastaava

Yhteystiedot: Rajamaantie 34, 26560 Kolla

Puhelin: +358 50 5571128                                                               

Sähköposti: seppokartano@hotmail.com

Nimi: Marja Pakkala

Asema sukuyhteisössä, vastuualue: Sukurekisterivastaava

Yhteystiedot:      

Puhelin: +358 50 5232047

Sähköposti: marja.pakkala@gmail.com

 

3.  Rekisterin nimi  Helkkilän Hellman -suvun sukurekisteri

 

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Helkkilän Hellman -suvun sukujulkaisun tuottaminen
  • Suvun sääntöjen mukaisen sukututkimuksen tekeminen

5.  Rekisterin tietosisältö                    

Sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot Helkkilän Hellman -suvun jäsenistä ja heidän perheistään

  • Rekisteröidyn ja hänen puolisoidensa perustiedot:
    • suku- ja etunimet, aiemmat sukunimet
    • sukupuoli
    • syntymäaika ja -paikka
    • kuolinaika ja -paikka
    • arvo
    • ammatti
    • vihkimisaika ja -paikka, mahdollinen erovuosi
    • tiedot rekisteröidyn ja hänen puolisoidensa vanhemmista:

–      nimet

–      syntymäaika ja -paikka

–      kuolinaika

  • tiedot rekisteröidyn lapsista:

–      suku- ja etunimet, aiemmat sukunimet

–      sukupuoli

–      syntymäaika ja -paikka

–      kuolinaika ja -paikka

 

  • Muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot rekisteröidystä:
    • koulutustiedot
    • työskentelytiedot
    • harrastukset
    • arvo- ja kunniamerkit, sotilasarvo
    • muu merkittävä suoritus tai elämäntapahtuma 
  • Rekisteröidyn yhteystiedot:
    • postiosoite
    • sähköpostiosoite
    • puhelinnumero

 

6.  Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöiset tietolähteet:

  • Sukuun kuuluvien henkilöiden antamat tiedot
  • Väestötietojärjestelmä osoitetietojen osalta, tarvittaessa

 

7.  Säännönmukaiset tietojen luovutukset

  • Rekisteristä luovutetaan tietoja Helkkilän Hellman -suvun julkaiseman sukukirjan (paperinen Sukumoniste ja sähköinen Suku-DVD) pohja-aineistoksi.
  • Rekisteristä voidaan luovuttaa tietoja suvun sääntöjen mukaisiin sukututkimustarkoituksiin.
  • Rekisteristä voidaan antaa tietoja ulkomailla asuville sukuun kuuluville henkilöille tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeiden mukaisesti.

 

8.  Rekisterin suojauksen periaatteet

Atk-pohjainen ja manuaalinen rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti.

  • Manuaaliset aineistot säilytetään lukitussa tilassa.
  • Sähköisessä muodossa oleva rekisteri suojataan käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietokone säilytetään lukitussa tilassa.

Elossa olevien henkilöiden arkaluonteisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella.

 

9.  Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen 

  • Rekisteröidylle varataan mahdollisuus pyynnöstä tarkastaa omat tietonsa.
  • Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään, kun sellainen havaitaan rekisterissä, tai rekisteröidyn pyynnöstä.
  • Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta ja/tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.